如何撰写部门职责和岗位说明书

如何撰写部门职责和岗位说明书 | 华文宇 | 2017-09-14 14:32:31 共有3个回复
  1. 1如何撰写岗位说明书
  2. 2如何撰写岗位说明书
  3. 3如何描述岗位任职资格及撰写岗位说明书

只有这样才能真正撰写出员工该做的事从而优化职责优化管理,步骤三设置部门并明确职能定位,步骤八根据关键成果领域撰写岗位说明书,工作分析的目的岗位的特征和企业实际条件的限制。

如何撰写岗位说明书2017-09-14 14:32:13 | #1楼回目录

如何撰写岗位说明书?

目前岗位说明书的撰写一般有两种方法。一种是人力资源部提供模板及填写说明,各部门主管或员工撰写后交人力资源部审核、修订、定稿。一种是,人力资源部撰写初稿,后交各部门主管审核、修订、定稿。两种做法都存在一些共同的问题:

(一)岗位说明书撰写的一定是“该做的事项”,而不是“现实在做的事”。

1、现实在做的事,不一定是最合理、最科学的。多年企业辅导中,发现企业现状存在较多与岗位职能定位“错位、遗漏、重叠、交叉”的情况,也就是企业内部经常出现“扯皮或没人负责”的主要原因。

2、不思考什么是“该做的”,只是将现状描述出来,实际上是将以往错误具体化、固定化,并没能有效改变现状、提升管理。

3、什么是“该做的”,就是企业战略所需做的事,就是企业经营管理所需做的事,就是企业整体经营管理中所需本岗位承担的事。一般来说,首先要明确企业“该做什么”,进而明确设置什么部门、岗位,从而将企业“该做的事”分解到各部门、岗位承担。只有这样,才能真正撰写出员工“该做”的事,从而优化职责、优化管理。

(二)职责优化8步曲为明确“岗位该做的事”,即体现职能、职责的优化,首先要从职能、职责现状分析及优化入手。

步骤一、现状及问题分析。将公司各岗位职能、职责现状以系统图的形式描述出来,分析各岗位职能定位是否正确,分析相对应职能定位的职责是否存在错位、遗漏、重叠、交叉的情况。

步骤二、选择公司核心职能。结合战略理解及公司核心能力分析,选择公司所需配置的职能(如公司战略定位于研发与销售,那生产职能就可以弱化或放弃)。

步骤三、设置部门并明确职能定位。根据公司所需配置的职能,设置相应部门并分解到部门。

步骤四、设置岗位并明确职能定位。根据各部门职能及工作量,设置相应岗位并分 2016年中考冲刺综合复习指导北京地区试题 广东地区试题 江苏地区试题 解到岗位。

步骤五、提炼部门关键成果领域。根据各部门职能,提炼为达成职能所需工作的“关键成果领域”。

步骤六、部门关键成果领域分解到岗位。根据部门关键成果领域,以流程展开,与岗位职能定位相对应,将各关键成果领域所涉的工作分解到各岗位,建立新的“职责系统图“,确保不再出现“错位、遗漏、重叠、交叉”等弊端。

步骤七、选择岗位工作要项作为关键成果领域。将各岗位所涉工作中的“主导、主持、负责”部分列出来,作为该岗位的关键成果领域。

步骤八、根据关键成果领域撰写岗位说明书。

如何撰写岗位说明书2017-09-14 14:30:52 | #2楼回目录

撰写岗位说明书

其实岗位说明书的撰写流程应该进行公司战略分解,确定部门职责,然后进行工作分析,最终确认岗位说明书。在这里就不说思路啦,直接从细节的工作分析开始吧埃

工作分析其实就是弄清楚工作内容、目的、主体、时间、地点、关系和方法七个方面,可以归纳为6W1H,即:做什么(what)、为什么去做(why)、谁来做(who)、何时做(when)、在哪做(where)、为谁而做(for whom)、和如何来做(how)。

当然工作分析的目的不同也导致了工作分析的不同侧重点,如果是为了绩效考核,那么工作分析中就要明确完成工作任务的标准;如果是为了培训和开发,那么就要侧重在工作职责和岗位任职资格方面;如果是为了薪酬设计,那么就要侧重在定量的方法对岗位进行评估,确定岗位的相对价值等等。

工作分析信息收集的方法有访谈法、问卷调查法、观察法、关键事件法和工作日志法等等,不同的行业和岗位在方法的运用上也是有区别的。而且进行信息收集时也需要考虑以下三方面的因素:工作分析的目的、岗位的特征和企业实际条件的限制。

做好了完善的工作分析,这些资料经过沟通和完善最终提取部分来进行岗位说明书的撰写。首先要明确岗位说明书是用来指导人们如何工作的,规范的岗位说明书是企业人力资源管理的重要资料。岗位说明书总体包括工作描述和工作规范两大部分。

工作描述即职位描述,是对企业中各类岗位的工作性质、工作职责、工作任务和工作环境等所作的规定,用来说明任职者应该做什么,怎么做吉毅在什么条件下去做的一种书面文件。其中包括岗位的基本信息(名称、部门、汇报关系、职务等级等基本信息)和工作说明。

说到工作说明是不是一部分人认为就是把每天工作的内容用书面的语言整理出来,没有什么嘛。其实工作说明才是重中之重,完整的岗位说明书里面的工作说明必须包含以下几点:1、职责描述,又称工作综述,用于描述工作的整体性质;

2、岗位职责和工作权限,说明任职者完成的工作任务、承担的责任和工作权限范围等;

3、工作绩效标准,说明企业期望员工完成工作任务时需达到的标准;

4、岗位工作关系,又称工作关系,说明任职者与企业内部或者外部人员之间因工作关系所发生的联系;

5、工作条件和环境,包括工作地点,光照度,有无噪声干扰和工作中有无危险作业等。

只有具备了以上5条才能说是一份完整的工作说明。

工作规范也就是职位规范或任职资格,指的是胜任该职务的人员在教育水平、工作经验等方面应具备的资格和条件。工作规范的内容也是主要包括了以下五个方面:

1、

2、

3、

4、

5、 知识要求,包括教育背景、技能水平、专业知识、外语水平和其他相关的业务知识等; 工作经验,从事本岗位及其相关工作的情况; 能力要求,胜任本岗位所需具备的能力; 身体状况,包括身体素质和心理素质等; 个性特质要求。

其实岗位说明书是根据企业实际情况制定的,在撰写时要注意文字简洁明了浅显易懂,内容则是越具体越好,同时随着企业的发展职位说明书要在一定的时间内予以修正和补充,从而与企业的变化保持一致。

如何描述岗位任职资格及撰写岗位说明书2017-09-14 14:30:19 | #3楼回目录

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通过学习本课程,你将能够:

● 学会使用组织职能归集法设置部门;

● 掌握描述部门职能所需的组织职能分解法;

● 了解组织构架设计应遵循的原则。

如何描述岗位任职资格及撰写岗位说明书

一、第十名理论(能力素质模型的冰山理论)

某国际调查机构在对商学院学员的职业生涯进行长时间调查时,发现了一个有趣的现象,那些取得卓越工作业绩的被调查者,并非在校时学习成绩排在前十名的学生,而是学习成绩排在后十名的学生。这一现象导致了管理学领域“第十名理论”的产生。

第十名理论也称为能力素质模型的冰山理论,即如果用一座冰山来代表人的整体能力素质,冰山露出水面的上半部分就代表教育背景,包括学历、专业水平、知识、技能、经验等;冰山深埋水下的下半部分则代表职业素养,即一个人的特质、动机和自我的社会角色定位。

第十名理论认为,一个人能否成功,80%由冰山下半部分,也就是职业素养决定,只有20%决定于冰山上半部分,即教育背景。学习成绩后十名的人,往往没有将全部精力用于书本,而是把大部分精力花在了交朋友、做生意等与人际关系有关的事情上,经过长时间积累走上工作岗位后,平衡人际关系的潜能就会得到有效发挥,从而增加在事业上取得成功的几率。

二、岗位任职资格描述三大操作步骤

作为企业管理者,在描述岗位任职资格时,既要考虑对任职者教育背景的要求,更要考虑对任职者职业素养的要求。

概括来说,企业管理者对岗位任职资格的描述可为三大步骤:

1.设计岗位任职资格标准

岗位任职资格适用于该岗位所有任职者,必须设定统一标准。

岗位任职资格标准大致由五方面内容构成:

第一,教育背景;

第二,专业知识;

第三,能力;

第四,经验和职业素养。

企业管理者可以将这五方面内容进行分级,以便企业用统一的级别标准考核从业者。比如在受教育程度方面,可以规定初中水平为一级、高中水平为二级、大学本科水平为三级、研究生及以上水平为四级。同样,专业知识、能力、经验和职业素养等方面内容也可以照此进行级别划分。

值得注意的是,这五方面只是任职资格的大体内容,其中每一方面还包含各自具体的要求。比如,专业知识方面包括岗位专业知识、行业知识;能力方面包括计划力、影响力、团队协作能力、计算机使用能力和外语能力等。这些都应进行细分,并逐一设定标准。

2.将任职资格标准分解到岗位

设定好岗位任职资格标准后,还要将其分解到各个岗位。

同样以受教育程度为例,企业对不同岗位可做出不同的级别规定,一般来说,一线生产人员最低达到二级,也就是高中文化水平;中层管理干部最低要达到三级,大学本科水平;企业高管则最低要达到四级,研究生水平。有了这个标准,企业就可以考量任职者是否合乎要求了。

3.细化和描述岗位任职资格

将设定好的各项岗位任职资格标准分解到具体岗位后,每个岗位对应的一系列任职资格标准也就形成了这个岗位的整体任职资格标准。

三、如何撰写岗位说明书

岗位任职资格形成之后,企业管理者还应撰写岗位说明书。

岗位说明书大致分为两种结构:

第一,宽泛的分析设计;

第二,详尽的分析设计。

管理者应根据企业的实际情况选择合适的结构。

一般来说,如果企业身处新兴行业,属于知识技术密集型产业,且企业正处在成长期,需要应对复杂多变的外部环境,企业文化又强调创新,采取差异化竞争战略的话,一般采用宽泛型的设计方式。这类结构的岗位说明书往往只包括岗位基本信息、职责和任职资格等内容。

如果企业身处传统行业,属于劳动密集型产业,自身发展成熟,外部环境稳定,一般就会采用详尽的方式撰写岗位说明书,尽量将各种要求做到详尽完备。

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