公司前台文员岗位职责及工作流程

公司前台文员岗位职责及工作流程 | 华文宇 | 2017-09-15 14:52:34 共有3个回复
  1. 1公司前台文员岗位职责及工作流程
  2. 2公司前台文员岗位职责及工作流程
  3. 3公司前台文员岗位职责及工作流程

公司前台文员岗位职责及工作流程,处理外界联系业务或推销电话,处人待事合理很好的处理好公司前台接待就是好前台,都应使用礼貌用语参照五星级酒店前台及电话总机,负责低值易耗办公用品的发放使用登记和离职时的缴回。

公司前台文员岗位职责及工作流程2017-09-15 14:49:38 | #1楼回目录

公司前台文员岗位职责及工作流程 (1)

2016-01-09 16:35:42 来源:互联网 作者: 点击:71224

1、客户接待及信息管理

公司来访客户的日常接待流程:客户上门——引导接待入座(询问来源)——倒水——联系相关人员接待——客流详情登记;

市场部的客户意向登记流程:家装顾问报意向(每日10:00前、16:30分后)——录入《市场部意向客户登记表》——签字确认该客户录入完毕;

客户回访流程:后门当班前台文员回访前一天上门客流——录入客户档案——如有异常来源客流转存《异常上门客户登记表》——交至行政主管回访审核。

2、办公用品管理流程

申报流程:前厅文员发放《办公用品申请表》——申请部门经理签字同意采购——前台文员回收整理——行政主管审核——总经办签字批准;

采购流程:总经办签字批准——前台文员电话通知供货商——检收采购的物品质量是否复合要求——发放并签字确认;

电话充值:持卡人至前台充值——详情登记——持卡人签字确认。

备注: 冲值额度:总经理100/月部门经理20元/月 财务部100元/月人事部50/月售后服务部200元/月集成部450/月工程部300/月设计部20/人市场部30元/月

3、门禁管理

钥匙管理:每日晨会后除材料区铁门外其他工作通道门正常开启,公司钥匙在经行政主管与相关部门同意的情况下方可以书面转借他人;

加班钥匙管理:前台文员负责锁闭所有通道门(除洽谈区左通道门),确保各通道门已正确上锁,加班钥匙必须落实到个人并完整填写《钥匙领用登记表》。

4、物资管理

公司邮件、包裹的收发:因工作需要所寄出的邮件由前台文员联系相关快递公司与之洽谈,员工包裹必须由本人或直接委托人签收并签字确认;

仓库管理:仓库实行台帐管理,帐目日清日高,每月对仓库物资进行盘点登录台帐并将物品盘点表报行政主管;

工作区域的卫生清洁:两名前台文员自行安排轮换值日,营业期间各负其责;

名片定购:各部门名片由前台文员统一使用QQ或邮件联系指定厂家订做,并在两个工作日内送货,收取货品时由责任人核对内容并签字确认;

花木管理:前台文员负责与供应商联系花木的后期服务(更换、浇水)和花木的数量管理,月底清点数量并造表交行政主管;

水电照明的检查:后门当班前台文员负责协助行政主管检查公司除办公区域以外的所有区

域的水电照明设备,发现损坏或异常情况立即内上报;本着开源节流的原则督促改进用水用电浪费现象,由前门当班文员负责洽谈区域的灯光正常照明,每相隔半小时后门当班前台巡查楼层区域内所有照明(家具、主材区域),如非客流高峰,保证正常照明,大功率照明关闭;下班后,除办公区所需照明,其他区域照明电源关闭。

前台文员的工作一般都是客户或来访者进门,前台就要马上起身接待,并致以问候或欢迎辞。以下为大家介绍前台文员的工作内容及工作方法,供参考。

前台文员负责对接听电话、接待来访、处理其它日常的工作。

工作内容

(一) 接听电话

接听电话后的第一句问候语:“您好,这里是,

1.处理外界联系业务(或推销)电话:原则上是拒绝。

对于此种电话,前台文员须先问三个问题:

你是哪里?――询问公司名称。

你贵姓?

有什么事?――了解目的。

2.处理找人的电话:要先问三个问题

(你是哪里?你贵姓?有什么事)

(二) 前台接待

1. 客户来访:前台文员先进行来访登记,然后立即通知相关的销售人员(或销售部经理)到前台来接待,客人走时登记离开时间。

2. 求职者面试:通知相关招聘人员前来接待。

(三) 销售代表:由招聘部招聘专员专门在前台接待

(四) 销售经理:总经办

(五) 招聘经理、招聘专员:

外来访客:了解探访对象,进行来访登记。

(1) 要先问三个问题(你是哪里?你贵姓?有什么事?)

(2) 属于媒体(杂志、报刊、电视台等)

(3) 属于参观客人,先询问是与谁联系的

送货人员:电话通知相关的采购人员验收货物。

(1) 属于电脑设备、网络设备,通知网管

(2) 属于办公用品,通知人事行政助理

(三)日常工作

1.开关射灯及办公区域照明。

2.来访人员的出入登记表

3.每日更新销售人员分机表。

相关表格 《员工分机表》 《来访出入登记表》 《员工出入登记表》

处人待事合理,很好的处理好公司前台接待就是好前台

你理解的前台是做什么的?

前台的工作非常琐碎,但同时也是公司运营中最重要的一部分。

首先前台是一个公司的门面,每个来公司的人最先接触到的就是前台(也包括打电话)所以前台的素质、语言、行为、举止是直接代表公司形象的。都应使用礼貌用语(参照五星级酒店前台及电话总机)

二、其他的要看你所在的公司大小和需要。比如接待客人、接打电话、收发传真、快递、给员工订饮用水、订餐、给出差人员订票、公司的卫生

大概这些,你先做好第一条,其他的只要你有一颗热爱公司的心就是把公司当作自己爱惜的家,老板的事当作是自己的事,其他的同事当作自己的兄弟姐妹,你在大家的眼里自然就是勤奋,好学,懂事的应届大学生了:)

还有一点,每次下班时若你老板没走你一定要去问一声“老板我下班了,您有什么事要

我做么?”一般得到的回答都应该是“没有你走吧”

行政文员(行政助理)工作内容,请阅读。

1、负责公司纪律的制定和监督;

2、负责部分计算机打印和复印;

3、负责公司考勤制定和管理;

4、负责人事招聘及新员工的入场培训及个人档案的建立,劳动合同,暂住证及工商保险资料的登记和整理;辞退手续。考勤卡的管理,核对并制作加班单,并统计和汇总,每月交至财务做账并留底;

5、负责公司办公设备的管理,计算机、传真机、签字长途电话、复印机的具体使用和登记;名片印制等工作;

6、负责工厂及宿舍5S及安全检查,负责公司办公场所的室内外绿化、盆景状况的检查监督,保证舒适良好的工作氛围。负责下班时对整个办公区的巡视,查看门窗、水机电源、电脑电源等 、关闭情况并做记录。负责前台及清洁工的工作安排;

7、负责制定并监督公司车辆使用管理制度;

8、负责按标准定额,做好添购办公用品的计划编制和申购手续工作,做到既不脱档又是不长期积存。负责低值易耗办公用品的发放、使用登记和离职时的缴回。负责各类办公用品仓库保管,每月清点,年终盘存统计,做到入库有验收、出库有手续,保证帐实 相符。office.

9、负责公司邮件和报刊的收娶分发工作。

10、完成各项勤杂、采购工作。做好公司食堂费用支出和流水账登记并对餐费做统计及餐费的收纳、保管;

11、负责完成行政部经理临时交办的其他任务。

前台文员工作职责

1. 时刻坚守在前台工作岗位,遵守公司的各项规章制度,做好本职工作,不得随意离开。

2. 负责日常来访客人的接待和登记工作,应大方得体,礼貌待人,建立《来访客人登记表》,及时登记。问清客人来意及本公司接洽人,来访人员在公司一楼会客厅等候和会见,不要进入办公区域内,谢绝闲杂人员、推销人员进入公司。

3. 普通话标准,及时、准确地接听、转接电话,礼貌亲切,简洁清晰。 4. 负责公司的文件处理工作,打英复英传真的收发。

5. 监督公司员工的考勤打卡情况,不允许发生代替他人打卡的现象。 6. 每月统计公司员工的考勤情况,并交财务部核发工资,考勤资料存档。 7. 监督员工工作时间的外出流向,登记外出时间、地点、事由。 8. 负责公司前台区域的清洁卫生。

9. 负责管理好公司的植物、观赏鱼等日常维护工作。 10. 负责公司各类信件、包裹、报刊杂志的签收及分送工作。11. 负责公司办公用品的收发工作,做好办公用品出入库的登记。12. 做好公司宣传板报的出版工作。

13. 负责公司安全,每天下班前认真检查各个门窗,水,电,办公设备等,窗户要挂钩锁好,门要反锁,断开电源。

14. 统计和核实公司各人员的年公休假及并事假情况,并保管好请假条。 15. 管理办公各种办公设备,合理使用并提高设备的使用效率,提倡节俭。

公司前台文员岗位职责及工作流程2017-09-15 14:51:47 | #2楼回目录

公司前台文员岗位职责及工作流程

1、客户接待及信息管理

公司来访客户的日常接待流程:客户上门--(起立,问好,询问来源)--电话联系相关领导接待,托领导同意接待,引导客人去领导办公室--倒水。若领导安排等候,则引导客人去会议室等候--倒水,带领导同意后方可引荐。---(走后客流详细登记,被查,不必客户签字) 前台文员代表公司形象和窗口,对待来访客人态度要热情,大方,要使用文明用语。

2、办公用品管理流程

办公用品收发管理

申报流程:申请部门到前台文员处领榷办公用品申请表》申请部门经理签字同意采购--前台文员回收整理---综合版考核---总经理签字批准;

采购流程:总经理签字批准--综合办电话通知供货商--文员检查采购的物品质量是否符合标准--登记账簿--发放并签字确认;

3、电话缴费

文员负责每月公司做及缴费

领导手机充值:副总经理以上公司领导、市场部人员据实缴费,其他人员经行充值额度:中层领导80元每月,财务部50元每月,司机80元每月。未使用充值卡人员按照以上标准报销,消费在标准以下的据实报销。

4、门禁管理

前台文员下班后负责所逼所有通道门,确保各通道门以正确上锁,加班必须落实到个人。

5、物资管理

公司邮件、包裹的收发:因工作需要所寄出的邮件由前台文员联系相关的快递公司预支洽谈,员工包裹必须由本人或直接问托人签收并签字确认;

花木管理:前台文员负责与供应商联系花木的后期服务(更换、浇水)和花木的数量管理,月底清点数量并造表交综合办;

水电照明的检查:前台文员负责协助综合办检查公司所有区域的水电照明设备,发现损坏或异常情况立即上报;本着开源节流的原则督促改进用水用电浪费现象,下班后出加班人员外,所有区域电源关闭。

6、会务布置和服务

调度会,负责摆放座椅(共12把),桌牌,会议中间及时倒水

经理办公会,会议中间及时倒水。

其他会议,按照综合办安排,布置会场,打印并摆放桌牌,会议中间及时倒水。 会议结束,收拾会常

7、文印,传真按照公司相关制度执行。

8、餐卡管理

每月按照上月出勤表,填制餐卡充值表,联系物业公司和财务部门进行充值。

9、考勤签到管理

负责考勤签到表格打印,每天回收交考勤员登记。

10、文件收发

按照综合办要求,负责公司文件签发,各部门文件传阅,发放以及文件归档管理工作。

公司前台文员岗位职责及工作流程2017-09-15 14:50:22 | #3楼回目录

公司前台文员岗位职责及工作流程

1、遵守公司各项规章制度,做好执行部典范工作,不得出现重大违规等情况;热爱本职工作工作积极性、主动性强,有高度责任感

2、因前台为公司形象窗口及第一联络窗口,不得出现空岗情况,如有特殊事情需要处理长时间离开,需要安排有其他人员代值,一般代值不超过10分钟。

2、客户接待及信息管理

★公司来访客户的日常接待流程:客户上门——引导接待入座(询问来源)—倒水——安排相关人员接待—客流详情登记

★ 市场部的客户意向登记流程:装修顾问报意向(每日10:00前、16:30分后)——录入《市场部意向客户登记表》—签字确认该客户录入完毕★客户回访流程:当班前台文员回访前一天上门客流—录入客户档案-如有异常来源客流转存—交至行政部主管回访审核。

3、来访客人接待及流程()

★客人、贵宾来访:贵宾上门—热情询问是否预约—引导至预约人或预约部门—倒水/切、沏茶

★ 推销人员来访:推销人员上门-热情询问是否有预约—引导至预约人或预约部门——倒水、沏茶

★推销人员来访:推销人员上门-热情询问是否有预约—留下产品资料及名片—转交至材料部

4、电话接听及留言处理()

★听到铃响,至少在第三声内接听;接听电话时使用普通话,接听电话后先问候,并自报公司名。

标准语如下:您好,这里是XX公司.对方讲述时仔细聆听并记录要点,迅速判断对方的需求

1)咨询业务——留下对方的电话号码,由专业人员进行回复,设计或市场人员。

2)推销产品——与公司关联的业务则转接相关部门相关人员

无关联业务,则直接礼貌回拒,告知对方我们没有这方

面的需求,请联系其他公司吧

3)找人—— 问清对方的身份、名字、是否和相关部门和相关人员有预

约,再转接至相关人员或部门;如为不明电话则快速结

束电话。

4)留言——记下留言人的名字及电话及要交代事宜到具体人或部门,

如有重要事情第一时间电话通知到相关人员

5)其他——不得长时间通话占用前台电话,并保证电话畅通。

5、新员工入职引导、7天磨合期提醒、员工档案建立、离职手续协办

1)熟悉员工手册内容,对新入职员工进行入职培训,引导其熟悉员工手册内容,并遵守公司规章制度,及时纠正新员工违规行为,并在新员工入职第六天时提醒到部门负责人处,对新员工是否继续聘用做出建议。

2)对正式入职员工必须完善其个人资料及信息,并录入公司员工档案信息表,注明入职时间及职位等情况

3)离职人员在前台处领取离职申请表,离职必须按照公司规定的期限提出申请,否则不予办理任何手续。

6、考勤监督、统计、外出签到监督()

1)新员工入职前7天进行手签到,对其签到的真实有效性进行监督并进行检查,如有作弊行为当时提出,并劝其自动离职;

2)满7天磨合期如批准入职,为其录制指纹,进行指纹打卡

3)每月5日前将所有在职员工上月1日至30/31日考勤进行统计成规定表格上交至行政部,保证统计的真实性、准确性。

4)规范员工外出签到,外勤与填写地点、时间一致,对员工外出进行抽查,及时发现虚填信息,并进行劝导,屡犯者进行相应的处罚。

7、卫生值日执行、检查

1)总经理办公室卫生由前台专人负责,桌面卫生、茶具清洗、茶几、沙发清洁、地面、书柜卫生,保持办公室内物件摆放整齐有序无尘。

2)前台区域卫生:前台为公司形象窗口,保证前台区域物品摆放有序,整洁干净明亮,由前台自行负责该区域。

3)公共区域及其他区域进行排班值日,每天排班1人进行卫生值日,保证桌面、茶几、地面无尘无杂物并且整洁有序,每天下午下班时由各部门将当天所产生生活垃圾全部清理出办公室。当天值日完毕后由前台进行检查,有权对卫生值日不到位进行处罚,并责令其重新执行卫生,直到干净为止。由前台口头执行;如当天卫生值日人未提前5分钟完成清洁给予10元/次罚款,未进行卫生之日给予50元/次处罚。以上罚款处罚由财务部当场收入公司得爱心基金。如前台未在第一时间对以上情况进行妥善处理,由前台承担以上责任。

8、会议考勤执行及会议记录整理

1)每周五16:30会议、每月最后一个周五的月度工作会议(必须参加),由前台提前10分钟进行通知各部门进行准备,对未到会人员、迟到、缺席者进行考勤记录,并执行相关的会议制度。

2)对会议进行记录,尤其是会议的决议决策重点内容要清晰明了,

会议后整理成文档,由会议主持人签字确认并交由综合部存档。

9、招聘后台更新、简历筛癣通知面试

每天招聘后台进行刷新,根据招聘需求增加职位招聘;对投递的简历进行初步筛选,严格按照职位要求学历、经验等进行,通知符合岗位要求的人员在每日上午午900—11:00之间到公司面试,并对通知人员以电话(或短信)方式告知对方面试时间及地址,注意时间段的合理安排。面试人员到达后让其填写面试登记表(检查是否完整填写)然后送至面试主持人员。

10、花草管理

前台文员负责花木的更换、浇水、修剪和花木的数量管理,月底清点数量并造表报行政部 经理处。

11、名片、工牌制作、通讯录更新

1)各部门名片由前台文员负责统一联系指定印务商家制作,并在三个工作日内制作完成交给名片使用人(满7日磨合期,对有名片制作需求人员进行统计,并由相关部门负责人签字确认)。

2)对通过7天磨合期人员进行统计,在三日内制作完成公司统一的工牌交付其使用。

3)熟记各部门分机号,及时更新员工通讯录,并在新员工转正后以后及时为其开通公司集团小号。每周更新一次,更新后首先发放到综合部,董事长、其他部门依次发放到。

12、门禁系统、水电照明

1)每天早晨前台提前15分钟到达公司,下午下班时检查好门窗是否关闭好再锁好大门离开;钥匙不得私自转借他人,否则承担因此引起的各种损失或事故责任。

2)每天下班离开时检查所有电脑、显示器 打印机、投影仪、饮水

机、空调电源是否关闭,如有未关闭情况要警告到电脑使用人,禁止再一次发生类似情况;检查完毕正常关闭机房总电源。

13、 物资管理、报刊收取

1)公司邮件、包裹收发:因工作需要所寄出的邮件由前台文员联系相关快递公司,员工包裹必须由本人或直接委托人签收并签字确认。

2)A4纸的保管,领用人到前台处签字领用,注明领取张数、用途等,严格控制纸张的使用,严禁打印私人文件或与工作无关文件,避免造成比必要浪费。

3)公司所订报刊由前台每天在指定投放处收取到总经理办公室,如遇休息提前安排其他人员进行收龋

14、办公设备初级维护:打印机、复印机及时加粉,要有备用墨盒与硒鼓,对于需要工程维修设 备及时联系维修,确保办公设备能正常运转。

15、其他未尽事宜进行补充

以上工作内容与绩效工资挂钩进行分级考核。考核分为,A、B、C、D四级,考核首先由当职者进行自述,部门负责人进行核准,总经理进行复核。以最终累积级别居首者为最终评定级别。A为优秀,B良,C为合格,D为差,得A者领取100%岗位工资,得B者领取90%岗位工资,得C者领取80%岗位工资,得D者不领取岗位工资。且连续三个月得A者可直接参与“优秀员工”评选,一年中有六个月得A者可得全额年终奖连续三个月得D者自动离职。

以上内容已详尽阅读并竭力完成工作任务: