集团档案室职责

集团档案室职责 | 华文宇 | 2017-09-16 13:37:21 共有3个回复
  1. 1集团档案室职责
  2. 2集团档案室组建方案
  3. 3集团各处室职责

三负责统一管理集团的全部档案,十经常了解档案管理情况针对存在问题提出整改意见,收集公司已完工项目资料进行入库上架,三各项目档案的归档入库工作,做好集团公司领导交办的其他任务。

集团档案室职责2017-09-16 13:36:21 | #1楼回目录

集团档案室职责

一、据现代企业管理原则,负责编制集团中、长期档案管理计划和年度档案管理计划,并负责组织实施。

二、制定和组织实施档案工作的各项规章制度,并在年终对各公司档案工作进行检查。

三、负责统一管理集团的全部档案。

四、负责集团档案工作的检查、监督和指导。协助集团各部门积累各项活动中形成的各种门类不同载体的文件、材料,并对整理组卷工作进行业务指导,及时接收归档。

五、负责对集团档案管理二级网络管理人员的业务指导,组织学习、培训有关档案业务知识,不断提高档案的管理水平。

六、负责鉴别、收集、整理、装订职工档案。

七、建立健全集团员工花名册,掌握员工增减变化情况。

八、向集团申请档案管理设备、装具,改善工作条件,提高计算机辅助管理水平,提高档案利用率。

九、负责组织档案的鉴定及向集团总经理申报销毁档案的申请。

十、经常了解档案管理情况,针对存在问题,提出整改意见。负责集团总经理汇报工作。

十一、完成集团总经理交办的其他工作。

集团档案室组建方案2017-09-16 13:35:50 | #2楼回目录

关于****集团档案室组建方案

一、档案室建立的意义

档案室的建立在于收集、整理集团公司在地产开发经营活动中开发项目从项目准备阶段至项目竣工验收备案取得产权证各个环节的档案资料。是公司加强经营和管理、维护权利和利益、保持发展和稳定的可靠凭证与有力依据,是企业资产和生产要素的重要组成部分。

为了加强和规范公司运管档案统一管理工作,避免公司档案资料的遗失,提高到公司档案的使用便捷性与利用率,使档案在公司发展过程中逐渐完善、信息化,为公司的长远发展提供参考与监督,结合工作实际,特制定出本方案。

二、档案室建立的管理原则和目标任务

管理原则:以统一管理为原则,坚持资源整合和资源开发

目标任务:按分步进行、逐步完善的原则,扎实开展档案室建立工作,使集团公司档案工作更加规范化、标准化,为公司的发展提供参考与便利

三、工作计划

(一)第一阶段

1、档案室硬件设施建设,保障档案工作的顺利开展。

2、构建档案管理的整体框架体系,并制定相应的规章制度及记录(公司档案管理制度、项目公司档案归档范围及要求、集团公司档案归档目录、集团公司档案入档交接记录、档案借阅记录、档案检查记录),作为开展工作的依据。内容包括:档案的收集、分类办法、编号办法、整理规则、保管期限、移交、销毁等。

3、成立档案管理的专兼职管理人员队伍,各分公司、项目公司紧密配合,做好档案的及时归档入库工作。

4、建立集团公司档案室与各项目公司档案管理队伍的QQ群,及时有效的传递、共享资料信息。

(二)第二阶段

收集公司已完工项目资料进行入库上架。

(三)第四阶段

档案室的日常管理。依托前二个阶段对档案的分类入库,以及保证档案室工作顺利进行的制度的制定,为档案的日常管理提供了依据准则。此外,在此阶段穿插以上阶段的工作内容,使公司的档案管理不断完善,三个阶段相辅相成,加快公司档案管理的规范化、信息化进程。

四、工作措施

(一)硬件设施的建设(根据公司实际情况另行拟定)

(二)做好资料的收集、整理工作

1、收集整理公司已完工项目档案资料,按时间、地区、项目、单位工程做粗略分类,并做好记录工作。

2、收集各项目档案资料,做好文档的移交工作。具体工作参照《公司档案管理制度》、《集团公司档案归档目录》、等的相关规定操作。

(三)各项目档案的归档入库工作

做好资料的收集工作后,严格按照《公司档案分类表》和《档案保管年限界定表》对各类档案进行收集、归类、整理入库。

(四)建立和完善档案建设的各类制度及记录。

制定完善档案规范化建设管理的基本制度,同时规范建立各类档案借阅、管理、登记、销毁等相关记录。

(五)加强各项目公司间的协作配合,规范的完成档案的移交工作。

备注:《公司档案归档目录》需根据公司开发项目所在地区建管部门要求结合实际情况另行拟定。

项目公司档案归档范围及要求

一、基本原则

确保进入集团公司档案室的各项目档案资料的真实性、有效性、可追溯性。

二、归档范围

公司所投资开发的项目档案资料:建设工程准备阶段文件(项目立项批文、土地、规划、招投标文件、相关合同等)、施工单位竣工资料、监理单位资料,项目成本资料、项目产权证及相关资料。

三、归档要求

以各项目公司为责任主体。各项目公司负责收集开发项目的建设工程准备阶段文件、施工单位竣工资料、监理单位资料,待项目竣工验收备案15个工作日内提交集团公司入档。项目产权证办理完成后15个工作日内提交集团公司入档。项目成本资料待咨询单位出具审计报告工程款付清后15个工作日内提交集团公司入档。

四、归档目录

1、建设工程准备阶段文件公司归档目录

2、施工单位竣工资料归档目录

3、监理单位资料归档目录

4、成本资料归档目录

备注:

归档目录需根据公司开发项目所在地区建管部门要求结合实际情况另行拟定。

关于项目公司档案资料检查

1、各项目公司根据档案要求对项目参建单位(施工单位、监理单位)根据工程施工进度或时间进行检查。

2、集团公司不定期对各项目进行检查,检查过程中如发现相关问题,责任主体为项目公司.

3、检查内容除了应交集团公司总部的相关资料外,安全管理、文明施工、市场行为资料也包含在检查内容中。

4、建立相应奖惩制度(如公司在施工质量、安全生产、文明施工有相关制度可实施)。

以上办法均为个人想法,还需根据公司实际情况修改、完善,请公司领导审阅!

2016-2-24

集团各处室职责2017-09-16 13:35:26 | #3楼回目录

集团工作部

办公室

1、负责集团公司董事会和行政日常工作,认真督促和落实集团公司董事会、经营班子布置的各项工作。

2、负责起草集团公司综合性文件及计划、总结等相关材料,负责集团公司内部规章制度的制订与完善。

3、负责集团公司董事会、经营班子及有关会议的会议记录,并负责有关会议纪要的起草。

4、负责集团公司文件收发登记、保密、传递、文英保管、督办和文书归档。

5、负责集团公司印(鉴)章管理。

6、负责集团机关办公生活场所和集体宿舍的相关设施的维护,确保所需的适宜的办公和生活环境。

7、负责食堂职工的培训,做好食堂的卫生、环境、安全管理。

8、负责董事会和集团公司车辆管理和公务交通费用管理。

9、做好集团公司领导交办的其他任务。

人力资源处职责

1、制定集团公司人力资源管理制度,确定职责并组织实施。

2、负责集团公司员工招聘及录用工作,制定人力资源发展计划及公司年度人力资源预算。

3、负责制定公司员工薪酬制度。

4、负责员工绩效考核工作,负责专业技术资格的评聘工作,建立员工绩效档案。

5、负责审核各个部门申请举办各种技术、业务、文化培训的计划,并予以指导、协调,编制公司职工培训长远规划和年度计划,并组织实施。

6、对各公司人员管理情况、人力资源进行动态管理;对在建工程项目实行跟踪指导,监督各施工单位人员管理情况。

7、根据公司职业病防治计划和实施方案,定期组织体检。

8、做好集团公司领导交办的其他任务。

企业管理处

1、负责集团公司内部管理制度、标准、细则的起草制定及修订工作。

2、负责集团部门年度计划的制定和执行。

3、负责集团各部门年度经费预算的审核。

4、负责集团公司品牌维护和运营管理工作。

5、负责集团公司公关活动和对外宣传的组织工作。

6、负责集团公司广告策划和广告活动的管理工作。

7、负责集团公司企划相关活动的费用控制。

6、完成集团领导交办的其他工作。

信息化处

1、掌握信息化相关的法律、法规、标准、规范及有关规章制度,明确本部门各岗位分工,全面主持本部门工作。

2、负责制定本部门年度工作计划、推广及培训考核计划,并按要求上报审批后组织实施。

3、负责组织编制公司信息化建设、维护、年度更新计划及预算,并按要求上报审批后组织实施。

4、负责公司信息化项目的实施、管理工作。

5、牵头组织公司各业务系统流程的梳理、优化、创新,推动信息化管理系统的持续改进。

7、组织公司 IT 应用水平的评估,提出改进措施。

8、负责公司信息化系统综合管理、运行维护,确保系统安全稳定。

9、负责编制公司信息化系统建设标准及管理制度。

10、负责公司门户网站的建设、维护、更新。

11、完成集团领导交办的其他工作。

保卫处

1、根据集团生产经营工作实际,按照国家有关法律、法规,制定适合集团生产安全的规章制度并监督执行,监督管理集团所属企业的生产安全、劳动保护和防火防汛、交通安全等工作。

2、负责制定集团年度安全生产经营工作计划和责任制考核细则,并组织实施检查考核。

3、负责组织“四防”安全教育,提高集团全体员工的法制观念和安全意识。

4、负责制定集团治安保卫工作制度,落实岗位责任制,指规章制度、应急预案和治安防范措施。

5、负责制定集团重大活动和重大节日安全保卫方案,并组织实施。

6、负责集团及所属企业电子监控系统、消防等安全设施的配备和管理工作。

7、负责安全保卫工作中形成的文字材料的收集、整理、立卷和归档工作。

8、做好集团公司领导交办的其他任务。

经营管理部

经营计划处

1、负责制定公司的计划统计工作管理制度。

2、负责编制集团公司及各公司年度经营计划和月度分解计划。

3、负责按时编报集团公司及各公司月度经营统计报表,及时撰写统计分析报告。

4、负责各公司计划、统计人员的业务培训。

5、负责组织技术经济指标和定额的制订、修订、下达和管理工作。

6、负责做好各公司计划、统计基础管理和业务协调指导。

7、 负责监督和检查各项计划完成的进度,在计划实施中对已制定计划进行管控,发生延期超期要及时和有关职能部门以及相关项目公司及时沟通,协调。

8、做好统计分析和预测工作。

9、妥善保管各种计划、统计资料。

10、负责对各部门完成情况的检查、考核、评比工作。

11、协助有关部门做好有关计划统计工作。

12、做好集团公司领导交办的其他任务。

市场拓展处

1、充分了解房地产市场行情,负责制定、实施集团公司市场拓展计划。

2、负责房地产市场信息收集、整理、分析和反馈,市场拓展和新项目酝酿,资源搜索;房地产开发项目策划、可行性分析。

3、根据集团发展规划,加大新的城市拓展,提供详细的书面考察报告,为公司进入区域市场提供前期的市场依据。

4、 房地产开发项目全过程的跟进与监控管理,包括参与项目规划方案设计和产品设计,形象宣传和品牌推广,参与制定物业管理方案。

5、参与开发楼盘价格制定;销售管理制度制订与实施,监控和协调销售网络和销售团队的建设与管理。

6、负责集团项目招商引资,包括前期市场调查、提前招租大型主力户到品牌商家引进和规划。

7、完善拓展项目资料整理,建立拓展项目档案。

8、做好集团公司领导交办的其他任务。

建筑产业处

1、负责协助河东建工长远规划、资质升级。

2、负责指导河东建工品牌塑造、企业文化建设。

3、协助建立稳定的项目经理,工程技术人员、劳务队伍及专业化分项工程施工队伍,为工程施工提供有力的人力资源保障。

4、负责收集与整理建筑市场信息,掌握市场动态。

5、协助建立建立安全文明生产体系,做好规范化工作。

6、协助河东建工在建设领域的产业链上拓展,实现投资、建设、管理一体化,设计、施工、采购一体化,成立山西河东建筑工程集团有限公司。

7、建立健全总公司区域公司管理制度及探索集团化管理制度。

8、做好集团公司领导交办的其他任务。

物业产业处

1、负责收集与整理物业市场和商业信息,掌握市场动态。

2、负责协助天和物业、夏华物业资质升级,业务拓展。

3、落实公司有关决定、决议,按照国家和太原市规定的服务标准和规范实施管理服务。

4、负责在管物业区域的治安、消防、环境卫生、业户接待、车辆、公共设备(设施)的维护及社区文化建设等工作。

5、负责在管物业区域人员定岗定编的编制、人员招聘计划的拟制。定期对人员进行考评,考评结果作为人员培训、晋升和岗位调整的依据。

6、定期听取业户意见和建议,改进和完善物业管理服务,处理业户对管理服务工作的投诉、意见与建议。

7、制定社区文化建设工作标准和规章制度,协调整合社区服务和社区活动的场地及设施,制定活动方案并组织实施。

8、负责制定和完善物业公司的各项规章制度,确保各项制度具有可操作性。

9、有针对性的对公司员工进行培训,熟悉物业管理和相关的法律法规,提高业务水平和服务质量。

10、做好集团公司领导交办的其他任务。

财务管理部

投资管理处

1、负责集团小额信贷公司的正常管理、增值运营。

2、关注地产融资的现状、趋势、行情等方面的最新发展动态,及地产投资融资新模式的最新发展和特点。

3、负责公司投融资策划,投融资方案设计、融资渠道的发掘、优化和拓展,投资、融资风险分析。

4、为投融资项目准备推介性文件,编制投融资调研报告、可行性研究报告及框架协议相关内容,并拟订项目实施计划和行动方案,供公司领导和潜在客户参考。

5、负责公司对外投资项目的融资洽谈和相关业务的办理,与各类投资机构进行沟通与谈判,确保融资计划正常进行,建立并保持与合作伙伴、主管部门和潜在客户的良好的业务关系。

6、分析公司的资金状况与需求,制订并实施相应的融资解决方案并拓展融资渠道,测算融资成本与收益,制定融资计划;

7、配合财务部工作,运用多个融资渠道进行资金筹措,并对融资计划进行技术分析、财务分析、资金预算,使公司的资金成本最小化。

8、关注和收集目标城市土地市场交易信息和土地招、拍、挂情况。

9、做好集团公司领导交办的其他任务。

财务管理处

1、贯彻执行国家财经法律、法规、财务会计制度和税收政策,结合集团公司特点,建立和完善集团公司内部的财务管理制度和会计核算办法,并负责贯彻落实、组织实施、监督和检查。

2、负责集团公司预算的编制、下达、执行、调整和考评工作。

3、负责集团公司的财务管理、会计核算和往来账款核对及应收账款的催收工作。

4、负责集团公司资金的统一筹措和调度工作,参与集团公司长、短期投资项目的调研分析工作。

5、负责组织、安排集团公司年度决算工作,负责编制和汇总会计报表,做到数字真实、计算准确、编报及时、内容完整。

6、负责集团公司固定资产统一管理工作,制定固定资产管理办法,并组织实施和监督检查。

7、负责集团公司的统一纳税工作,组织实施集团公司所得税的汇总清缴工作。

8、负责考核集团公司年度经济责任目标完成情况和内部结算工作。

9、参与集团公司经营管理,运用财务指标开展经济活动分析,评价企业偿债、盈利能力,提供真实会计信息。

10、负责对集团公司会计人员进行业务培训和对各公司的财务检查工作,做到半年进行一次业务培训,每季进行一次财务检查。

11、负责集团公司的会计人员管理和会计电算化工作。

12、负责配合工商、税务、财政、金融等职能部门的工作检查。

13、负责集团公司会计档案的管理和使用工作。

14、完成集团领导交办的其他工作。

房地产业部

营销策划处

1、关注和收集目标城市土地市场交易信息和土地招、拍、挂情况。

2、用地计划的报批和报审及工程项目开工的各种手续。

3、协调管理各公司选择外部营销公司,制定产品方案与营销计划。

4、负责内部立项后,项目部成立前向经理办公会汇报项目进展和结果。

5、负责根据公司具体要求制定销售管理制度、程序并监督贯彻执行。

6、负责根据市场情况确定营销策略、销售方案,并根据销售方案组织销售工作的开展。

7、负责组织客户接待、合同签订等销售活动。并注意挖掘开发新的客户,并对销售合同及客户资料进行整理归档、并进行管理工作。

8、负责已签协议、合同客户的资料收集、按揭办理、销售款催缴、受理客房投诉等相关服务工作。

9、根据销售方案编制项目销售资金回笼计划,并负责执行。并负责协助财务部收取客户需缴交的各项费用。

10、参与物业验收移交等工作,与物管公司交接客户资料及相关资料。

11、完成集团领导交办的其他工作。

工程监管处职责

1、负责收集、识别和贯彻与本部门职责有关的法律、法规、标准和其它要求。

2、负责公司房地产施工合同的洽谈、签订、交底及履约工作,负责起草、签订

经营合同。

3、协助房地产工程项目经理部完成经营管理以及成本控制、质量管理、安全监管工作。

4、负责公司房地产工程项目专业分包的资格预审以及施工过程的监管工作。

5、负责组织对房地产工程项目进行顾客满意度调查、回访及保修工作。

6、负责房建工程产品的监视和测量控制及不合格品控制。

7、负责组织公司范围内的重大质量、安全事故的调查、处理工作。

8、负责房建工程危险源辨识、风险评价和风险控制的组织工作,负责制定相应的管理方案;审定后监督落实。

9、负责组织审核房地产工程项目总体施工组织设计和重要专项方案,组织危险性较大的工程专项方案的专家评审工作,并监督实施情况。

10、参加房地产项目的竣工验收工作,指导、监督、检查项目经理部和项目工程档案资料的审核和归档、移交工作。

11、完成公司领导交办的其它工作任务。

成本控制处职责

1、负责编制公司生产部门成本管理制度,指导下属各工程项目执行。

2、帮助各工程项目部制定成本计划,根据财务部提供的成本数据严格控制成本。

3、定期及时汇总各工程项目的生产进度等一线数据,分析成本控制情况,提出分析报告与控制方案。

4、指导、检查业务人员建立项目档案,对项目资料的真实有效进行审核。

5、主持各种对外报告的编写工作。

6、组织公司统计工作,指导工程决算与竣工资料的编制工作。

7、完成集团领导交办的其他工作。

集团采购处职责

1、组织编制材料、设备供应管理的各项制度报总经理审批后组织执行。

2、负责市场调查,了解市场行情,掌握建材价格。

3、开展供应商调查,建立,管理供应商目录和档案。

4、根据工程进度和材料需求计划,制定材料(设备)采购计划。

5、参与材料(设备)采购招投标和采购合同的制定。

6、参与大型设备的选型、定性审。

7、协助工程部开展采购材料、设备的质量检验工作。

8、审核材料设备价格,报主管副总经理审批。

9、负责材料(设备)的采购管理、运输管理和交货管理工作。

10、做好材料(设备)资料的收集、整理。

11、负责将有关合同、文件资料收集汇总归类,统一建档。

12、完成集团领导交办的其他工作。

规划设计处职责

1、 负责组织开展对拟开发项目的地块分析、投资分析、开发思路等作为决策依据之一。

2、 负责组织项目建筑策划等项目开发的前期规划工作,提出项目总体开发策略。

3、 负责组织概念规划设计,提出项目开发的具体实施步骤,并组织相关部门讨论,完成开发项目的工程设计工作。

4、负责拟定项目设计任务书,并组织项目的总体规划、单体建筑、环境景观的设计,并主持方案评审。

5、负责设计单位和专业技术咨询公司的选择、委托,对外来方案图纸,组织本部门和相关部门讨论、论证、上报和实施。

6、负责组织编制《项目建设施工组织总设计》,审批各工程项目施工组织设计方案。

7、负责配合项目规划方案招标和评选工作,协调各专业的设计工作,组织提供设计单位所需的项目开发相关资料。

8、负责组织初步设计、施工图设计会审,协助工程部进行施工图设计,负责项目室内、外主要建筑材料规格、品牌等的选用、确定工作,密切与采购处、成本处配合。

9、参与工程招、投标及工程队伍的选择工作。

10、负责公司产品研发、新材料、新技术的运用等事务。

11、收编并保管工程项目的全部技术档案。

12、完成集团领导交办的其他工作。

标准化处职责

1、制定全集团业务流程监控体系框架。

2、协助各公司完成的业务流程化汇编。

3、协助各公司完成优化流程节点程序文件编制工作。

4、提供产品创新机制和新技术应用模式的指引性样板。

5、负责牵头业务操作IT化。

6、负责培训和推广集团颁布的重要节点控制程序以及成果标准。

7、监督检查各公司内部实施标准的情况。

8、完成集团领导交办的其他工作。

商业产业部

商业产业处

1、全面负责公司的商业管理工作。

2、负责拟订和调整集团房地产商业项目的招商政策、招商策划、招商思路,商业运营管理。

3、参与商业项目开发建设期间的早期介入及项目竣工、移交验收和接管工作。

4、主导集团房地产商业项目的主力店及经营面积在3000平米以上(含)商户的招商谈判、签约工作。

5、负责集团内各房产商业项目的策划、招商、经营管理、经营推广工作,并对项目商业管理部工作进行指导、协调、监督工作。

6、负责组织招商业户的筛选,负责重要业户关系的建立、维护,对重要信息直接开展跟踪谈判工作。

7、负责招商商户合同的评审及落实工作。

8、负责招商进驻业户的协调、服务、指导工作。

9、对项目商户运营工作建立规范、标准,进行指导、管理

10、根据本部门不同种类文件材料形成的特征,及时制定其案卷类目,合理集中分类存放,便于平时利用和立卷归档,并按规定要求及时移交档案管理部门。

11、完成领导交办的其他工作。

资产管理处

1、根据集团有关资产管理的规定,制定事集团资产管理的规章制度,并组织实施和监督检查。

2、制定实物资产配置标准和相关的费用标准,组织集团资产的产权登记、产权界定、产权纠纷调处、资产评估监管、资产清查和统计报告等基础管理工作。

3、按规定权限审批有关资产购置、处置和利用资产对外投资、出租、出借和担保等事项,组织集团长期闲置、低效运转和超标准配置资产的调剂工作,建立资产整合、共享、共用机制。

4、推进集团资产的市场化、社会化,加强资产的监督管理。

5、负责本级资产收益的监督管理。

6、建立和完善集团资产管理信息系统,对资产实行动态管理。

7、研究建立集团资产安全性、完整性和使用有效性的评价方法、评价标准和评价机制,对该资产实行绩效管理。

8、监督、指导本级事业单位及其主管部门、下级财政部门的国有资产管理工作。

监察审计部

监察处职责

1、负责监督董事、经理等管理人员有无违反法律、法规、公司章程及股东大会决议的行为。

2、负责检查公司业务,财务状况和查阅帐簿及其他会计资料。

3、负责核对董事会拟提交股东大会的会计报告、营业报告和利润分配等财务资料,发现疑问可以公司名义委托注册会计师、执行审计师帮助复审。

4、有权建议召开临时股东大会。

5、有权要求执行公司业务的董事和经理报告公司的业务情况。

6、负责对各级人员进行监督、检查、考核。

7、负责对各部门管理的工作进行检查、监督、考核。

8、负责对各驻外机构管理进行检查、监督。

9、有权对公司的管理提出建议和意见。

10、有权对公司发生的问题提出质疑。

11、负责股东会决议交办其他重要工作。

12、对所承担的工作全面负责。

13、完成领导交办的其他工作任务。

审计处职责

1、负责集团公司及所属单位的财务收支及其有关的经济活动审计。

2、负责集团公司及所属单位的资金管理和使用情况审计。

3、负责集团公司及所属单位固定资产投资项目审批程序的审计。

4、参与集团公司及所属单位对外投资项目研讨。

5、负责集团公司及所属单位占控股地位或主导地位合作单位的财务收支审计。

6、负责集团公司与各分、子公司内部结算审计。

7、负责对亏损单位及整个集团公司在经营管理方面存在普遍性、倾向性的问题

进行审计调查。

8、负责对集团公司及各单位内部控制制度的建立健全和有效执行情况进行审计。

9、负责制定集团公司内部审计制度,参加集团公司财务管理和经营决策有关会议,参与研究制定集团公司的有关规章制度。

10、负责对公司领导和被审计单位出具审计报告,并对其违规行为作出处理、处罚意见及改进工作建议。

11、负责对董事会提交综合审计报告,报告年度审计工作。

12、完成领导交办的其他工作任务。